Guide d'utilisation de Nextcloud

Cheffe de projet web | Co-fondatrice et Présidente de Wexample

Changer de système d’information du jour au lendemain est une tâche très fastidieuse. Elle nécessite de remettre en question ses habitudes et ses pratiques. Aussi j’ai imaginé ce guide d’utilisation de Nextcloud pour faciliter l’apprentissage des nouveaux utilisateurs. Le jeu est simple, au fur et à mesure de vos demandes, j’ajoute des liens ou des chemins et des explications pour vous aider à trouver le plus rapidement possible la bonne information.

Ce tuto est divisé en deux zones :

🚲 la user zone

Le guide d’utilisation de Nexcloud dédié aux nouveaux utilisateurs de Nextcloud.

🚀 la geek zone

Le guide d’utilisation de Nexcloud réservé aux utilisateurs administrateurs et confirmés.

Changer votre vie & augmenter votre productivité !

C’est parti !!! 🐌🐌🐌

🚲 La user zone

Utilisateurs débutants | 🎥 = lien vidéo | 📖 = lien vers un blog ou un wiki

Découvrir Nextcloud

🔬 Pourquoi avoir choisi Nextcloud ?

Nous vous proposerons de confronter Nextcloud avec la suite de Google Workspace pour comprendre la différence entre deux familles de logiciel radicalement différentes.

Nextcloud vs Google Workspace : Le comparatif définitif pour choisir le meilleur outil collaboratif

🔬 Visitez une instance Nextcloud en compagnie de Enzo !

🔬 La navigation par défaut

Découvrez l’interface par défaut de Nexcloud (🎥 2:00).

🔬 Prise en main rapide de votre interface

Voici les actions que je vous recommande de faire dès votre première connexion :

Modifier la langue : Icône utilisateur (en heaut à droite) > Settings
Sélectionner tous les fichier à supprimer :
❌ Nextcloud intro.mp4
❌ Nextcloud Manual.pdf
❌ Nextcloud.png
❌ Reasons to use Nextcloud.pdf
❌ Templates credits.md
👉 Menu fichier > 🔵🔵🔵 > Effacer les fichiers

Personnaliser votre Dashboard

(😅 Personnellement, je l’ai supprimée, car je ne pense pas que cela ne m’apporte pas quelque chose).

🤔 Qu’est-ce qu’un Dashboard ?

Le Dashboard est une petite application qui propose une page d’accueil à votre Nextcloud. Chaque utilisateur peut la modifier pour voir ses taches en cours, les événements à venir, la météo…

🎏 Comment le customiser ?

👋 Personnaliser votre dashbord (📖 1:00).
⚙️ Changer vos widgets (🎥 0:16).
❤️ Définir vos préférences : la langue, votre avatar, vos informations de contact… (🎥 1:00).

Personnaliser votre compte

ℹ️ Renseignez vos informations personnelles

Menu en haut à droite
Icône utilisateur > Paramètres
Sidebar de gauche > Informations Personnelles

⚠️ Mettre le numéro de téléphone au format international.

🔐 Changer le mot de passe

Icône utilisateur > Paramètres > Sécurité

🛎 Visualiser ses paramètres de notifications

Icône utilisateur > Paramètres > Notifications

☯️ Renforcer les contrastes

Icône utilisateur > Paramètres > Accessibilité > Thème à contraste élevé.

🧛‍♂️ Activer une version sombre optimisée

Icône utilisateur > Paramètres > Accessibilité > Breeze Dark.

⚡️ Customiser le suivi des activités de vos collaborateurs

Icône utilisateur > Paramètres > Accessibilité > Activité.

⛵️ Personnaliser le menu

Icône utilisateur > Paramètres > Menu personnalisé.

Les fichiers et les dossiers

👁 Découverte des fichiers

🗃 Présentation de l’outil (📖 0:10).

📄 Gestion des fichiers (🎥 4:00).

📤 Ajouter un fichier (📖 0:02).

📥 Télécharger un fichier (📖 0:02).

📥 Télécharger plusieurs fichiers en une fois (🎥 0:16).

✏️ Gérer vos fichiers

📂 Créer un nouveau dossier (🎥 0:30).

🗂 Déplacer plusieurs fichiers (📖 0:02).

👀 Examiner le détail d’un fichier / dossier

👀 Trouver ces informations : commentaire, partage, version…

Première possibilité : Cliquer sur 🔵🔵🔵 de votre fichier > ℹ️ Ouvrir les détails
Deuxième possibilité : Clic droit sur le fichier > ℹ️ Ouvrir les détails
La colonne dédiée aux informations des contenus apparait sur la droite :

👀 Examiner les modifications d’un fichier
⚠️ Cette fonctionnalité est disponible seulement si le plugin⚡Activity est activé.

Première possibilité : Clic droit sur le fichier > Ouvrir les détails > Activité
Deuxième possibilité : Cliquer sur 🔵🔵🔵 de votre fichier > Ouvrir les détails > Activité

📝 Éditer un fichier

📝 Éditer vos documents avec ONLYOFFICE (🎥 7:00).

🤓 Apprendre à éditer des fichiers textes .md (Tuto en ligne de 20:00).

🤲 Partager

Partage privé

Cette fonctionnalité est dédiée aux utilisateurs de votre instance.

➛ Clic droit > ℹ️ Ouvrir les détails
➛ Onglet Partage
➛ Champ de saisie : Recherche de destinataires de partages > Saisir un nom ou une adresse e-mail.

Une fois partagé, vos documents se retrouveront à la racine : 📂 Tous les fichiers.

Partage public

Définir les modalités du partage :
➛ Clic droit > ℹ️ Ouvrir les détails
➛ Onglet Partage
➛ Lien de partage > ➕ > 🔵🔵🔵
➛ Personnaliser le lien
➛ Choisir l’option qui vous convient :

Afficher seulement
Autoriser la modification
Définir un mot de passe
Définir une date d’expiration
Note au destinataire
Limiter le nombre de téléchargement

Lorsque les modalités de partage seront configurées, copier le lien et envoyez-le au destinataire.
➛ Lien de partage > ➕

Supprimer le partage

➛ Clic droit > ℹ️ Ouvrir les détails
➛ Onglet Partage
➛ Lien de partage > ➕ > 🔵🔵🔵
➛ ❌ Ne plus partager

✍ Singer un document avec LibreSign

Prérequis : Demandez à votre technicien (administrateur système) d’installer l’application LibreSign.

Signature graphique : LibreSign ne permet pas d’ajouter une image pour signer vos documents. Si votre signature graphique est importante, éditez votre fichier au préalable avec LibreOffice, OpenOffice, Adobe Acrobat, PDF-XChange Editor, ou un logiciel similaire.

Étapes pour signer un document :
1. Cliquez sur l’onglet LibreSign.
2. Choisissez votre fichier parmi ces options :
  - Téléverser depuis une URL.
  - Choisir depuis un fichier (recommandé).
  - Téléverser un nouveau fichier.
3. Selon les réglages de LibreSign, il peut être nécessaire de créer un compte pour le signataire.
Fonctionnalités de LibreSign :
- Permissions de signature : Signer avec ou sans création de compte.
- Types de certificats : Open SSL, CFSSL, etc.
- Méthodes de signature : Différentes options disponibles.
- Règles d’expiration : Pratique pour les devis.
- Détails de validation : Ajouter en pied de page (attention, cela peut effacer du contenu sur le PDF).
- Insertion de QR Code : Permet d’ajouter un QR Code.

Les contacts

👥 Utiliser l’application contact (🎥 4:00).

👥 Ajouter des contacts

Sidebar contact > Bouton « Nouveau contact ».

👥👥👥 Importer des contacts en masse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > Bouton Importer les contacts (tout en bas).

📥 Télécharger / Générer un QR code / Supprimer un contact

🔵🔵🔵 (en haut à gauche de la zone du contact).

➕ Ajouter et gérer les carnets d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ➕ Ajouter un carnet d’adresse.

Les carnets d’adresse et les groupes

Comment fonctionne le partage des carnet d’adresse avec les groupes ?

📖 Les carnets d’adresse permettent de partager une liste de contacts avec plusieurs utilisateurs.

👤 Les groupes servent à trier vos contacts dans vos carnets d’adresse.

Exemple :

📖 Le carnet d’adresse de la team :

👤 Groupe 1 : Nos partenaires
👤 Groupe 2 : Nos clients
👤 Groupe 3 : Nos fournisseurs

📖 Mon carnet d’adresse personnel :

👤 Groupe 1 : Mes collègues
👤 Groupe 2 : Ma famille
👤Groupe 3 : L’administratif

Trier les contacts avec les groupes 👥

👥 Créer un nouveau groupe

Sélectionner un contact > Champ 👥 Groupes > Taper le nom du groupe.

👥 Retrouver un groupe

Sélectionner un contact > Champ 👥 Groupes > Taper le nom du groupe > Sélectionner dans la liste.

👥 Envoyer un email à tout un groupe d’un seul clic !

Sidebar de gauche
Sélectionner un groupe
Cliquer sur les 🔵🔵🔵
✉️ Envoyer un email

Une boite de dialogue vous propose : « Ouvrir Courrier ». Toi, accepter. 🏹

👥 Supprimer un groupe de contact

Vider le groupe et il disparaît tout seul.

Les carnets d’adresses 📖

📖 Partager un carnet d’adresses avec vos contacts

Sidebar contact (en bas à gauche) > Paramètres > cliquer sur l’icône de partage.

✨ Créer un carnet d’adresses

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > Nom du carnet d’adresses > ➜.

🔗 Partager un carnet d’adresse avec un groupe

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > Partager avec des utilisateurs ou des groupes.

⚖️ Gérer les droits de partage d’un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > peut modifier.

🗑 Supprimer les droits d’accès à un groupe

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 🗑

Les paramètres du carnet d’adresse 📖

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 🔵🔵🔵.

Copier le lien du carnet d’adresses

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 🔵🔵🔵 > 🔗 Copier le lien.

Télécharger un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 🔵🔵🔵 > 📥 Télécharger.

Renommer un carnet d’adresses

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 🔵🔵🔵 > ✏️ Renommer.

Désactiver un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 🔵🔵🔵 > ✅ Activé.

Supprimer un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 🔵🔵🔵 > 🗑 Supprimer.

Agenda 🗓

🗓 Comment fonctionne l’agenda ?

Utiliser l’application agenda (🎥 2:30).

🛠 Modifier vos agendas

Sidebar contact > 🔵 Sélectionner un agenda > 🔵🔵🔵

✏️ Modifier le nom
✏️ Modifier la couleur
🔗 Copier le lien privé
📥 Télécharger
🗑 Supprimer

📤 Importer un agenda

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 📤 Importer un agenda

✏️ Créer un nouvel agenda

Sidebar contact > ➕ Nouvel Agenda (tout en bas)

🔗 Partager les agendas

Sidebar contact > icône share

Partager avec des utilisateurs ou des groupes
🔗 Lien de partage
👤 [Nom de l’agenda] = gestion des droits sur les contacts

🎉 Créer un nouvel événement

Sidebar contact > ➕ Nouvel événement (tout en haut)

✏️ Modifier ou supprimer un événement

Cliquer sur l’évènement

Nom de l’événement
Sélectionner l’agenda
Date + heure
📍 Lieu
📄 Description
Plus
- 👤 Participants
- ✅ Confirmé
- 👁️ Afficher l’événement en entier
- 🧰 Occupé
- 🏷 Rechercher ou ajouter une catégorie
- 🔔 Ajouter un rappel

👁 Gérer l’affichage de vos agendas

Sidebar de Agenda > ⚙️ Paramètres & Importation > vous donne accès à

✅ Activez l’agenda des anniversaires
✅ Afficher les tâches dans l’agenda (une fonctionnalité également disponible dans les paramètre de Deck)
✅ Limiter le nombre d’événement affiché
✅ Afficher les week-ends
✅ Afficher les numéros de semaine

🤝 Quelle application utiliser pour gérer la prise de RDV ?

Vous rêvez d’avoir un Calendly ? Oui, je sais ça fait envie. Sauf que cette application est fermée. Elle ne permet pas l’utilisation du protocole d’édition de calendrier en ligne : CalDAV. Vous avez le mot clé pour faire vos recherches ! Pour ma part, j’utilise maintenant SimplyMeet. Et si vous souhaitez prendre RDV avec moi, vous pouvez cliquer ici. 😁

Deck 🃏

🤔 C’est quoi un Deck ?

L’application Deck de Nextcloud est un outil de gestion de tâches visuelles, inspiré par la méthode Kanban. Elle permet de créer des tableaux, d’ajouter des cartes pour chaque tâche, et de les organiser facilement en colonnes. C’est idéal pour suivre l’avancement de projets, collaborer avec une équipe et garder une vue d’ensemble sur toutes les tâches à accomplir. Tout cela en restant sécurisé sur ton propre serveur Nextcloud.

🃏 Découverte du Deck

⛷ Comment utiliser le Deck ? (🎥 4:13).

🃏 Formulaire de recherche spécifique

Les decks ont maintenant un formulaire de recherche spécifique. C’est très pratique pour retrouver une carte.

Échanger 🗨️

🗨️ Commenter un fichier ou un dossier

Clic droit > ℹ️ Détail > onglet commentaire.

🗨️ Utiliser l’application Talk, le chat de Nextctcloud

🗨️ Utiliser Talk : commentaire, chat et visio (🎥 3:20).

Nextcloud sur un smartphone 📱

📱 Installation

Installation de l’application (📖 0:02).

📱Sauvegarde

La sauvegarde de photos et vidéos (📖 0:02).

Rechercher une information

ℹ️ Comment trouver une information ?

Barre de navigation en haut à droite > icône 🔍.

Nexcloud vous permet de trouver rapidement un fichier si vous connaissez le nom.

C’est la recherche unifiée (🎥 3:21).

Les icônes permettent de repérer où est située l’information.

Avez-vous repéré les trois petits points à côté de la barre de recherche ? Ils servent à spécifier à quel endroit se situe l’information que vous recherche, dans les fichiers où dans un deck.

Essayer de taper directement dans votre barre de recherche :

mon mot clé in:deck
mon mot clé in:files

⚠️ Nexcloud ne sait pas lire dans les fichiers, aussi prenez l’habitude de bien les nommer.

📣 Comment retrouver un contact ?

Barre de navigation en haut à droite > icône 👥.

L’icône ✉️ actionne l’ouverture de votre client de messagerie (Outlook ou Thunderbirds…).

L’icône ℹ️ revoit sur la page du contact.

🔍 La recherche dans l’application « Contacts »

Menu > Contact > Sidebar centrale > barre de recherche

🚀 La geek zone

Utilisateur administrateur ou confirmé | 🎥 = lien vidéo | 📖 = lien vers un blog ou un wiki

Applications

🕯 Retrouvez toutes les applications disponibles pour optimiser votre Nextcloud.
➛ Icône User > ➕ Applications.

Welcome widget

👋 Modifier le readme de bienvenue :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

👋 Modifier le contact support :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

👋 Modifier le message d’accueil :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

Organisation des fichiers

🗄 [ADMIN] Créer des étiquettes pour les fichiers

Installer Collaborative tags .
User > Paramètres > Paramètre de base > Étiquettes collaboratives.

🗄 Afficher / Supprimer la zone d’édition des readme.md des dossiers

Fichier > Sidebar de gauche : Paramètre > Montrer les espaces de travail riches.

🧹 Ranger son drive

Eteindre toutes les synchronisations.
Ranger vos fichiers côté web.
Une fois fini, supprimer votre ancienne synchronisation.
Relancer une nouvelle.

Gérer la suppression d’un utilisateur

[ADMIN] Usurper l’identité de l’utilisateur qui doit partir

Installer : Impersonate
Icône utilisateur > Utilisateur > … Prendre l’identité d’un utilisateur
Vérifier l’étendu de son travail avant de prendre une décision.

Transférer la propriété des fichiers à un autre utilisateur

Pour supprimer un compte sans perdre la donnée crée par son utilisateur :

Paramètre > Partage :

Sélectionner un fichier à transférer ;
Nouveau propriétaire.

Supprimer le compte

Icône utilisateur > Utilisateur > … Supprimer l’utilisateur

Échanger

🗨️ Installer l’application commentaire basique dans les fichiers et les répertoires :
User > ➕ Applications > ⭐️ Apps mises en avant > 💬 Comments.

🗨️ Installer talk pour commenter, chatter et faire de la visio-conférence :
User > ➕ Applications > ⭐️ Apps mise en avant > ⚙️ Talk.

✉️ Comment activer et configurer l’application de messagerie en utilisant Gmail dans Nextcloud (🎥 5:21).

RGPD ⚖️

⚖️ Application Privacy

📱 Installer l’application Privacy et configurer le plugin

🔑 Qui a accès à vos données :
User > Paramètres > Accessibilité > Vie privée.

⚖️ Modifier le lien des mentions légales :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

⚖️ Modifier le lien de la politique de confidentialité :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

⚖️ Mise en conformité de votre instance Nextcloud

Suivre ce tuto :

Mise en conformité au RGPD des outils collaboratifs : guide pratique

Gagner du temps sur votre mise en conformité au RGPD de vos outils collaboratif avec notre guide complet !