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Guide d’utilisation de Nextcloud

Changer de système d’information du jour au lendemain est une tâche très fastidieuse. Elle nécessite de remettre en question ses habitudes et ses pratiques. Aussi j’ai imaginé ce guide d’utilisation de Nextcloud pour faciliter l’apprentissage des nouveaux utilisateurs. Le jeu est simple, au fur et à mesure de vos demandes, j’ajoute des liens ou des chemins et des explications pour vous aider à trouver le plus rapidement possible la bonne information.

Ce tuto est divisé en deux zones :

🚲 la user zone

Le guide d’utilisation de Nexcloud dédié aux nouveaux utilisateurs de Nextcloud.

🚀 la geek zone

Le guide d’utilisation de Nexcloud réservé aux utilisateurs administrateurs et confirmés.

Changer votre vie & augmenter votre productivité !

C’est parti !!! 🐌🐌🐌

🚲 La user zone

Utilisateurs débutants |  🎥 = lien vidéo |  📖 = lien vers un blog ou un wiki

🔬 Découvrir Nextcloud

🛺 Visitez une instance Nextcloud en compagnie de Enzo !
🛶 La navigation par défaut

🦄 Personnaliser votre Dashboard

(😅 Personnellement, je l’ai supprimée, car je ne pense pas que cela ne m’apporte pas quelque chose).

🤔 Qu’est-ce qu’un Dashboard ?

Le Dashboard est une petite application qui propose une page d’accueil à votre Nexcloud. Chaque utilisateur peut la modifier pour voir ses taches en cours, les événements à venir, la météo…

🎏 Comment le customiser ?

👋 Personnaliser votre dashbord (📖 1:00).
⚙️ Changer vos widgets (🎥 0:16).
❤️ Définir vos préférences : la langue, votre avatar, vos informations de contact… (🎥 1:00).

⚙️ Personnaliser votre compte

ℹ️ Renseignez vos informations personnelles
  • Menu en haut à droite
  • Icône utilisateur > Paramètres
  • Sidebar de gauche > Informations Personnelles

⚠️ Mettre le numéro de téléphone au format international.

🔐 Changer le mot de passe

Icône utilisateur > Paramètres > Sécurité

🛎 Visualiser ses paramètres de notifications

Icône utilisateur > Paramètres > Notifications

☯️ Renforcer les contrastes

Icône utilisateur > Paramètres > Accessibilité > Thème à contraste élevé.

🧛‍♂️ Activer une version sombre optimisée

Icône utilisateur > Paramètres > Accessibilité > Breeze Dark.

⚡️ Customiser le suivi des activités de vos collaborateurs

Icône utilisateur > Paramètres > Accessibilité > Activité.

⛵️ Personnaliser le menu

Icône utilisateur > Paramètres > Menu personnalisé.

📄 Les fichiers et les dossiers

🗃 Présentation de l’outil (📖 0:10).
📄 Gestion des fichiers (🎥 4:00).
📤 Ajouter un fichier (📖 0:02).
📥 Télécharger un fichier (📖 0:02).
📥 Télécharger plusieurs fichiers en une fois (🎥 0:16).

📂 Créer un nouveau dossier (🎥 0:30).
🗂 Déplacer plusieurs fichiers (📖 0:02).
🔗 Partager un fichier ou un répertoire (📖 0:02).
🔗 Partager avec un groupe ou un utilisateur (📖 0:02).
🔗 Partager par lien public (internet) (📖 0:02).

👀 Examiner le détail d’un fichier / dossier : activité, commentaire, partage, version…
➛ Clic droit > ℹ️ Détail
➛ Cliquer sur l’icône de partage à droite du fichier.
➛ Cliquer sur les … à droite du fichier.

📝 Éditer vos documents avec ONLYOFFICE (🎥 7:00).
🤓 Apprendre à éditer des fichiers textes .md (Tuto en ligne de 20:00).

👥 Les contacts

😃 Utiliser l’application contact (🎥 4:00).

😁 Ajouter des contacts

Sidebar contact > Bouton « Nouveau contact ».

😀😃😄 Importer des contacts en masse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > Bouton Importer les contacts (tout en bas).

📥 Télécharger / Générer un QR code / Supprimer un contact

⚫️⚫️⚫️ (en haut à gauche de la zone du contact).

Ajouter et gérer les carnets d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ➕ Ajouter un carnet d’adresse.

Les carnets d’adresse et les groupes

📖 Les carnets d’adresse permettent de partager une liste de contacts avec plusieurs utilisateurs.

👤 Les groupes servent à trier vos contacts dans vos carnets d’adresse.

📖 Le carnet d’adresse de la team

  • 👤 Groupe 1 : Nos partenaires
  • 👤 Groupe 2 : Nos clients
  • 👤 Groupe 3 : Nos fournisseurs

📖 Mon carnet d’adresse personnel

  • 👤 Groupe 1 : Mes collègues
  • 👤 Groupe 2 : Ma famille
  • 👤Groupe 3 : L’administratif

Trier les contacts avec les groupes 👥

Créer un nouveau groupe

Sélectionner un contact > Champ 👥 Groupes > Taper le nom du groupe.

🔍 Retrouver un groupe

Sélectionner un contact > Champ 👥 Groupes > Taper le nom du groupe > Sélectionner dans la liste.

💌 Envoyer un email à tout un groupe d’un seul clic !
  • Sidebar de gauche
  • Sélectionner un groupe
  • Cliquer sur les ⚫️⚫️⚫️
  • ✉️ Envoyer un email

Une boite de dialogue vous propose : « Ouvrir Courrier ». Toi, accepter. 🏹

⚰️ Supprimer un groupe de contact

Vider le groupe et il disparaît tout seul.

Les carnets d’adresses

📘 Partager un carnet d’adresses avec vos contacts

Sidebar contact (en bas à gauche) > Paramètres > cliquer sur l’icône de partage.

Créer un carnet d’adresses

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > Nom du carnet d’adresses > ➜.

🔗 Partager un carnet d’adresse avec un groupe

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > > Partager avec des utilisateurs ou des groupes.

⚖️ Gérer les droits de partage d’un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > > peut modifier.

🗑 Supprimer les droits d’accès à un groupe

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > > 🗑

Les paramètres du carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ⚫️⚫️⚫️.

Copier le lien du carnet d’adresses

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ⚫️⚫️⚫️ > 🔗 Copier le lien.

Télécharger un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ⚫️⚫️⚫️ > 📥 Télécharger.

Renommer un carnet d’adresses

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ⚫️⚫️⚫️ > ✏️ Renommer.

Désactiver un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ⚫️⚫️⚫️ > ✅ Activé.

Supprimer un carnet d’adresse

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > ⚫️⚫️⚫️ > 🗑 Supprimer.

🗓 Agenda

🗓 Comment fonctionne l’agenda ?
🛠 Modifier vos agendas

Sidebar contact > 🔵 Sélectionner un agenda > ⚫️⚫️⚫️

  • ✏️ Modifier le nom
  • ✏️ Modifier la couleur
  • 🔗 Copier le lien privé
  • 📥 Télécharger
  • 🗑 Supprimer
📤 Importer un agenda

Sidebar contact > ⚙️ Paramètres > 📤 Importer un agenda

✏️ Créer un nouvel agenda

Sidebar contact > ➕ Nouvel Agenda (tout en bas)

🔗 Partager les agendas

Sidebar contact > icône share

  • Partager avec des utilisateurs ou des groupes
  • 🔗 Lien de partage
  • 👤 [Nom de l’agenda] = gestion des droits sur les contacts
🎉 Créer un nouvel événement

Sidebar contact > ➕ Nouvel événement (tout en haut)

✏️ Modifier ou supprimer un événement

Cliquer sur l’évènement

  • Nom de l’événement
  • Sélectionner l’agenda
  • Date + heure
  • 📍 Lieu
  • 📄 Description
  • Plus
    • 👤 Participants
    • ✅ Confirmé
    • 👁️ Afficher l’événement en entier
    • 🧰 Occupé
    • 🏷 Rechercher ou ajouter une catégorie
    • 🔔 Ajouter un rappel
👁 Gérer l’affichage de vos agendas

Sidebar de Agenda > ⚙️ Paramètres & Importation > vous donne accès à

✅ Activez l’agenda des anniversaires
✅ Afficher les tâches dans l’agenda (une fonctionnalité également disponible dans les paramètre de Deck)
✅ Limiter le nombre d’événement affiché
✅ Afficher les week-ends
✅ Afficher les numéros de semaine

🤝 Quelle application utiliser pour gérer la prise de RDV ?

Vous rêvez d’avoir un Calendly ? Oui, je sais ça fait envie. Sauf que cette application est fermée. Elle ne permet pas l’utilisation du protocole d’édition de calendrier en ligne : CalDAV. Vous avez le mot clé pour faire vos recherches ! Pour ma part, j’utilise maintenant SimplyMeet. Et si vous souhaitez prendre RDV avec moi, vous pouvez cliquer ici. 😁

🗂 Deck

Comment utiliser le Deck ? (🎥 4:13).

🔎 [🎺NEW ! ] Formulaire de recherche spécifique :
Zone centrale en haut à droite.

🗨️ Échanger

💬 Commenter un fichier ou un dossier :
Clic droit > ℹ️ Détail > onglet commentaire.

💬 Utiliser Talk : commentaire, chat et visio (🎥 3:20).

📱 Nextcloud sur un smartphone

📲 Installation de l’application (📖 0:02).
📱 La sauvegarde de photos et vidéos (📖 0:02).

🔎 Rechercher une information

ℹ️ Comment trouver une information ?

Barre de navigation en haut à droite > icône 🔍.

Nexcloud vous permet de trouver rapidement un fichier si vous connaissez le nom.

C’est la recherche unifiée (🎥 3:21).

Les icônes permettent de repérer où est située l’information.

Avez-vous repéré les trois petits points à côté de la barre de recherche ? Ils servent à spécifier à quel endroit se situe l’information que vous recherche, dans les fichiers où dans un deck.

Essayer de taper directement dans votre barre de recherche :

  • mon mot clé in:deck
  • mon mot clé in:files

⚠️ Nexcloud ne sait pas lire dans les fichiers, aussi prenez l’habitude de bien les nommer.

📣 Comment retrouver un contact ?

Barre de navigation en haut à droite > icône 👥.

L’icône ✉️ actionne l’ouverture de votre client de messagerie (Outlook ou Thunderbirds…).

L’icône ℹ️ revoit sur la page du contact.

🔍 La recherche dans l’application « Contacts »

Menu > Contact > Sidebar centrale > barre de recherche


🚀 La geek zone

Utilisateur administrateur ou confirmé | 🎥 = lien vidéo | 📖 = lien vers un blog ou un wiki

Demandez un conseil !

Rencontrez notre administrateur réseau pour répondre à toutes vos questions sur votre serveur web.

🛠 Applications

🕯 Retrouvez toutes les applications disponibles pour optimiser votre Nextcloud.
➛ Icône User > ➕ Applications.

🤞 Welcome widget

Modifier le readme de bienvenue :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

Modifier le contact support :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

Modifier le message d’accueil :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

🗄 Organisation des fichiers

⚙️ [ADMIN] Créer des étiquettes pour les fichiers
  • Installer Collaborative tags .
  • User > Paramètres > Paramètre de base > Étiquettes collaboratives.
⚙️ Afficher / Supprimer la zone d’édition des readme.md des dossiers

Fichier > Sidebar de gauche : Paramètre > Montrer les espaces de travail riches.

🧹 Ranger son drive
  1. Eteindre toutes les synchronisations.
  2. Ranger vos fichiers côté web.
  3. Une fois fini, supprimer votre ancienne synchronisation.
  4. Relancer une nouvelle.

Gérer la suppression d’un utilisateur

[ADMIN] Usurper l’identité de l’utilisateur qui doit partir
  1. Installer : Impersonate
  2. Icône utilisateur > Utilisateur > … Prendre l’identité d’un utilisateur
  3. Vérifier l’étendu de son travail avant de prendre une décision.
Transférer la propriété des fichiers à un autre utilisateur

Pour supprimer un compte sans perdre la donnée crée par son utilisateur :

Paramètre > Partage :

  • Sélectionner un fichier à transférer ;
  • Nouveau propriétaire.
Supprimer le compte

Icône utilisateur > Utilisateur > … Supprimer l’utilisateur

🗨️ Échanger

Installer l’application commentaire basique dans les fichiers et les répertoires :
User > ➕ Applications > ⭐️ Apps mises en avant > 💬 Comments.

Installer talk pour commenter, chatter et faire de la visio-conférence :
User > ➕ Applications > ⭐️ Apps mise en avant > ⚙️ Talk.

✉️ Comment activer et configurer l’application de messagerie en utilisant Gmail dans Nextcloud (🎥 5:21).

⚖️ RGPD

🔑 [ADMIN] Qui a accès à vos données :
User > Paramètres > Accessibilité > Vie privée.

⚖️ [ADMIN] Modifier le lien des mentions légales :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.

⚖️ [ADMIN] Modifier le lien de la politique de confidentialité :
User > Paramètres > Personnaliser l’apparence.


Nextcloud versus Google Drive

Confronter Nexcloud avec Google Drive, c’est confronter deux familles de logiciel, l’open source d’un côté et les solutions propriétaires dites en Saas (Software as a service), avec toute leur batterie de préjuger…

Lire la suite…

Très régulièrement, je mets ce tuto à jour aussi, si vous n’avez pas trouvé de solution à votre problème, laissez-nous un commentaire et je tenterai de vous répondre dès que possible. Work in progress !

Carole Lavocat, cheffe de projet web.

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3 commentaires sur “Guide d’utilisation de Nextcloud”

  1. Je n’ai pas le réflex d’aller voir cette bible, mais les réponses à mes questions y sont toujours. Merci pour ce bel outil !
    Vive le Ctrl F !

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